Les cadres passent en moyenne 27 jours par an en réunion

Seulement 12% estiment qu'elles sont toutes "réellement productives et efficaces"

 56 % du temps passé en réunion est jugé inutile par les salariés

A peine 30 % du temps passé en réunion est consacré à la réalisation des objectifs préalablement fixés… 23 % étant « gaspillés sur des questions techniques ou à attendre que les gens arrivent », 26 % à des « bavardages hors sujet », et 14 % à planifier « les prochaines étapes »

Et que vos réunions prennent vie !

Ah, la fameuse réunionite… Digressions, débats sans fin, retards intempestifs…Que celui-ci qui n’a jamais regardé sa montre pendant une réunion lève le doigt ! 

Bien animer une réunion, et donner envie à vos collaborateurs de participer à la prochaine, cela ne s’improvise pas. Organisation, mise en place des échanges, efficacité, synthèse… 

Vous vous retrouvez-vous souvent à la recherche de la solution miracle qui ferait de vos réunions d’entreprise un moment que tout le monde attend ? Oubliez les power points habituels, les techniques de réunions traditionnelles, place à l’originalité ! 

Assurez-vous que votre réunion est bien utile !

Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps. Commencez donc par vous demander si les objectifs de cette réunion nécessitent la présence des individus (débat sur un sujet sensible, besoin de créer une synergie entre les participants, suivi d’un projet…), ou s’il s’agit simplement d’une information qui peut être transmise par un autre canal.

Réfléchissez à qui vous invitez, et pourquoi

Avant de convier les différents participants, réfléchissez à ce qu’ils vont apporter à la réunion, et la motivation qu’ils vont avoir à y participer. Les invitez-vous pour leur expertise, compétence, leur pouvoir de décision, ou d’information ?  La personne est-elle liée au projet ? 

Préparez soigneusement la réunion

Une réunion mal préparée ne permet généralement pas d’avancer correctement. Votre rôle en tant qu’animateur est de motiver les participants à bien préparer leurs interventions. Envoyez l’ordre du jour, relancez éventuellement un intervenant clef, assurez-vous que le décideur sera bien présent (vous pouvez moduler l’ordre du jour en fonction de son horaire d’arrivée), démarrez à l’heure et respectez l’ordre du jour. Cela donnera davantage envie aux autres de revenir aux réunions que vous animez.

Animez vos moments d’équipe autour du jeu 

Pourquoi ne pas rompre avec les formats classiques de réunions ? Mettez-y un peu d’animation ! Cela vous permettra d’éviter les Power Point sans fin ou les vidéos trop longues !  Laissez les gens se lever, écrire, dessiner. L’environnement doit être flexible pour que les idées fusent

Favorisez les échanges

Il existe différentes techniques pour permettre d’instaurer un dialogue productif. Vous pouvez par exemple utiliser le bâton de parole pour que chacun s’exprime à tour de rôle. Si dans l’assemblée, certains n’osent pas prendre la parole, constituez des groupes de travail qui devront restituer le fruit de leur réflexion aux autres, et mettez les plus timides ensemble.

Sachez conclure

Toute réunion doit être conclue. Après avoir fait la synthèse des échanges, il est aussi possible de faire un petit retour sur la forme de la réunion, et pas uniquement le contenu. Quels ont été les points positifs de la réunion ? A quoi faudra-t-il être vigilant la prochaine fois ? Il est aussi possible de demander aux gens de s’auto-évaluer. Enfin, n’oubliez pas de donner une échéance dans la réalisation des objectifs, et de réaliser un compte-rendu.