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Formation Administratif/Accueil

Gestion de l’information : classer utile, classer rapide, classer efficace

Gestion de l’information : classer utile, classer rapide, classer efficace

Durée : 2 jours | Groupe de 1 à 8 personnes

Pour tout collaborateur des services administratifs
Prérequis : Pas de prérequis

Introduction à la Gestion Electronique des Documents (GED)

Nous avons tous des logiques de recherche différentes. Tout l’art du classement consiste à prendre en compte les approches des uns et des autres. Classer rapide, utile et efficace, c’est mettre en place une organisation qui permette à chacun de trouver rapidement le document recherché.

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Objectifs pédagogiques

• Mettre en place un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
• Utiliser les fonctionnalités de la bureautique pour faciliter les recherches
• Organiser les archives

Les +

Nous vous offrons une clé USB avec des modèles de plans de classement, d’archivage et de gestion de la documentation directement utilisables dans votre entreprise.

Thèmes traités

Analyser l’information à traiter et choisir une méthode de classement
• Mettre en oeuvre les 4 principes du classement.
• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients.
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

Faciliter l’accès de tous à l’information
• Adopter la démarche pour réorganiser le classement d’un service.
• Élaborer un plan de classement.
• Choisir des titres de dossiers pertinents.
• Structurer ses dossiers de façon pratique.
• Faire coïncider le classement papier et micro.

Savoir quoi jeter, quoi archiver
• Adopter les pratiques des professionnels de l’archivage.
• Les bonnes raisons de garder : que garder, pendant combien de temps, selon quels critères ?
• Connaître les durées légales de conservation des documents.
• Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après

Classer avec Excel
• Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service.
• Utiliser les liens hypertextes pour faciliter la recherche.

Découvrir la GED (Gestion Électronique des Documents)
• Les apports essentiels de la GED.

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